Newsletter nº 275 - Ano VI - 07 de Novembro de 2006
CONTABILIDADE FONTE DE CONTROLE
Nosso país está passando por uma fase de significativas mudanças no que diz respeito ao fortalecimento e moralização das empresas. Devido à crescente denúncia e a implementação de gestão e monitoramento mais confiáveis, no âmbito relativo as atividades regulamentadas a qual vem tomando espaço de forma crescente no dia-a-dia dos gestores. Os sistemas de controles, que de forma sucinta representam o conjunto de normas, procedimentos e rotinas que buscam orientar o processamento das transações, dos atos e fatos contábeis e com isto prevenindo a ocorrência de erros ou mesmo fraudes dentro do ambiente operacional da empresa, hoje são muito mais priorizadas pelas organizações, sob a pena de sofrer perdas muito significativas tanto na eficiência quanto dos ganhos os quais são gerados pelo negócio.
De uma forma emergente inovações são executadas fazendo que dentro deste contexto a Controladoria tenha expandido as suas teorias, buscando constantemente imbuir nas organizações a figura do “Controller”. A experiência mostra que a existência e o bom funcionamento de um sistema contábil como fonte de controle interno em todo e qualquer tipo de empresa tanto as pequenas, as médias ou grandes, fazendo-se com que as mesmas possam evitar elevados custos como fraudes, erros e omissões, influenciando conseqüentemente, no êxito da empresa.
Podemos citar que na prática, um sistema de controle interno consiste em um conjunto de procedimentos instituídos na empresa com objetivo de permitir a salvaguarda e a integridade do seu patrimônio, assegurar a condução eficaz dos negócios, executar transações de acordo com a política estabelecida, prevenir e detectar erros, omissões, fraudes alem de se conseguir o máximo de rigor nos registros contábeis, garantindo o cumprimento da lei e assegurar a preparação de informações financeiras confiáveis. Neste sentido a Contabilidade é o elemento fundamental enquanto ferramenta de controle de uma empresa.
Por outro lado a Controladoria como gestora de um sistema de informações, no intuito de assegurar a otimização do resultado econômico das empresas, devem auxiliar os gestores operacionais, na identificação, mensuração e eliminação dos desperdícios.
Para as empresas de uma forma bem ampla, a principal forma de galgar êxito, tendo como alicerce o controle, é dotar a Contabilidade de informações gerenciais e idôneas.
A Ciência Contábil tem por finalidade, o controle do patrimônio administrado, através de envio de informações e orientações necessárias à tomada de decisões a respeito da composição e das variações da mesma forma que também ao que se refere ao resultado das atividades econômicas desenvolvidas para que se possam alcançar seus fins, os quais devem ser lucrativos.
Para que se possa obter uma melhor finalidade informativa e orientadora a contabilidade necessita de condensar estes fatos em demonstrações expositivas, que recebem a denominação de Demonstrações Contábeis.
De posse destas demonstrações a qualquer momento pode ser conhecido à situação, a variação e os efeitos das ações dos gestores. Partindo-se do objeto principal da contabilidade que é o patrimônio, se desenvolvem as funções, os meios para atingir a finalidade que é de orientar e informar aos gestores sobre a situação patrimonial e conseqüentemente as variações ocorridas.
Pode-se dizer que não é a toa que a contabilidade passou a ser um fundamental instrumento de gerenciamento atuante e poderoso, porque está a cada dia que passa buscando-se nos registros contábeis os dados necessários à tomada de decisões, e somente esses registros dispõem sobre a verdadeira história da empresa, promovendo aos seus usuários com relatórios e análises de natureza econômica, financeira, física e de produtividade, de tal forma que as metas definidas no planejamento estratégico possam ser constantemente reavaliadas e conseqüentemente obtidas.
Um novo perfil de empresas emergiu no Brasil em decorrência de fatores como: a globalização, privatização e estabilidade da moeda. Elas buscam cada vez mais uma adequação ao atual contexto econômico social.
Devido a grande competitividade empresarial, fez-se necessário que as empresas se estruturassem em um processo de gestão de forma de ciclo: “Planejamento, execução e controle”.
Para atender a demanda é preciso criar um sistema contábil mais adequado para o controle gerencial proposto pelos novos gestores. Dentro deste contexto citado encontramos algumas razões para que a responsabilidade com o gerenciamento das finanças empresariais venham a ser um fator preponderante no processo de comunicação dos negócios.
Em virtude da separação entre a função da contabilidade e a função financeira fez com que surgisse o nascimento e o desenvolvimento de uma função diferenciada de controladoria, tendo como atribuição dar suporte informacional em todas as etapas do processo de gestão, com vistas a assegurar o conjunto de interesses da empresa podendo, contudo, ser exercida através de sistemas de orçamentos, auditoria, análise de custos e informações econômico financeiras.
A controladoria como evolução natural desta contabilidade praticada nos dias atuais, cujo campo de atuação são as organizações econômicas, caracterizadas como sistemas abertos inseridos e interagindo com outros num dado ambiente.
Com a controladoria, seríamos capazes de obter e utilizar, de forma eficaz, os recursos necessários ao perfeito funcionamento da organização. Direcionando-os para que haja aumento de produção, melhoria da produtividade, aumento do volume de vendas e diminuição do volume de custos, gerando com isso, um maior rendimento possível, Através de boa aplicação dos recursos obtidos.
A tarefa da Controladoria deve se basear em princípios sadios e seguros, e deve abranger todas as áreas da organização, desde o planejamento inicial, até a apuração do resultado final, através do organograma que segue podemos observar todo o processo. A controladoria é por excelência uma área coordenadora das informações sobre gestão econômica, no entanto, ela não substitui a responsabilidade dos gestores por seus resultados obtidos, mas busca induzi-los à otimização do resultado econômico. Portanto, os gestores, além de suas especialidades, devem ter conhecimento adequado sobre gestão econômica, tornando-se gestores de negócios, cuja responsabilidade envolve as gestões operacional, financeira, econômica e patrimonial e suas respectivas áreas. Tendo como missão, assegurar a otimização do resultado econômico da organização e como objetivos, promover a eficácia organizacional, viabilização da gestão econômica e promoção da integração das áreas de responsabilidade.
No mundo competitivo e globalizado que as organizações econômico-financeiras estão obrigadas a lidar dia a dia, existe a necessidade de desenvolver sistemas de controle que utilizam procedimentos formais e informais bastantes dinâmicos face à propagação de novos paradigmas, que implicam mudanças rápidas nas estratégias, assim como em suas estruturas organizacionais. Esses sistemas de controle têm necessidade imperiosa de que as empresas utilizem a escrituração como ferramenta de controle.
A empresa deve adotar um Sistema Contábil de Informações através de um conjunto articulado de dados, técnicas de acumulação, ajustes e edições de relatórios que permitam tratar as informações de natureza repetitiva com o máximo possível de relevância e o mínimo de custo, fornecer relatórios por exceção para finalidades específicas, e outros tipos de relatórios e análise que atendam as necessidades da direção da empresa nesses novos tempos.
Na interação entre a contabilidade como ferramenta de controle Interno, a escrituração contábil deve ser precisa e rápida para que os resultados possam ser apurados, é importante que a contabilidade não atue operacionalmente, ou seja, deve se preocupar em registrar os dados fornecidos pelos departamentos, pois a Contabilidade é o último filtro da empresa. Numa empresa que possui um sistema de informações integralizadas, o departamento contábil fará a análise dos documentos e lançamentos efetuados pelos demais departamentos tendo em suas mãos todo o controle interno da empresa.
A importância da contabilidade como uma grande ferramenta de controle interno nas empresas já é notadamente vital durante a fase de avaliação econômica que precede a constituição de uma empresa, uma vez que a principal preocupação é com a rentabilidade e o retorno do investimento em qualquer empreendimento. A de se ressaltar que o é objetivo de valorizar o trabalho do contabilista, que poderá mostrar o seu valor perante o empresário.
As empresas sejam elas industriais, comerciais e de serviços utilizam mecanismos de controles internos pertinentes e comuns aos três setores. São procedimentos adotados em relação ao caixa, instituições financeiras, faturamento, controle e remuneração dos colaboradores, contas a receber e a pagar, estoques e imobilizados.
Existem procedimentos peculiares a cada tipo de segmento e ramo de atividade que necessita de controles específicos. Os empresários e administradores das empresas tem um mecanismo de controle que pode converter-se em uma ferramenta de controle interno: A Contabilidade. A primeira reação a esta proposta costuma ser que isso não é possível, pois, ela não é umas informações completas, confiáveis e oportunas, cabendo aos contabilistas valorizar e mostrar as utilidades referentes aos serviços prestados.
A proposta consiste em que o departamento de contabilidade se constitua em pivô de seu sistema de controle interno e se possível, dependendo do tamanho da empresa, seja também responsável pela auditoria interna. Uma vez formulado o conceito, falta discutir um pouco sobre como conseguir o proposto. Antes de exemplificar procedimentos e mecanismos de controles específicos que podem ser montados em conexão com a atividade contábil. Serão estabelecidas regras gerais da atuação do contabilista, inclusive para fazer com que a contabilidade cumpra mais amplamente seu papel de informar e auxiliar o administrador de empresas.
Uma das formas em que a contabilidade pode atuar como uma auditoria interna, ou como parte do esquema de controle interno de um empresa é preparando conciliações de seus saldos com as listagens preparadas pelos setores operacionais.
Outra forma é destacando funcionários da contabilidade para cumprir determinadas tarefas de auditoria interna, para depois conciliar seus resultados com os saldos e informações contábeis. Tais tarefas poderiam ser contagem periódica do numerário em caixa, levantamento físico do estoque, manutenção das contagens e controles físicos do ativo imobilizado.
Uma forma adicional é a de formular e preparar as informações gerenciais a serem analisadas pela alta direção da empresa para a tomada de decisões, especificamente aquelas informações que consistem na combinação de informações contábeis, financeiras e físicas, analisando as diferenças superiores a determinado patamar, pré-estabelecidos pela administração.
Na atualidade a controladoria empresarial é peça fundamental para o desenvolvimento e crescimento das empresas, sejam elas grande, média ou mesmo pequena.
A competitividade do mundo globalizado leva as organizações a cada dia mais se preocupar com os mecanismos de controle adotados pelas empresas. Diante desta realidade mundial, uma ferramenta importante para o sucesso de uma empresa independente de seu porte é a Ciência Contábil.
A interação entre a Administração e a Contabilidade sempre foi importante, sendo que agora ela é necessária, mesmo que a administração seja familiar. Através da contabilidade, seja ela terceirizada ou não, existem inúmeras informações que podem ser disponibilizadas pelos profissionais prestadores de serviços contábeis. Podemos afirmar que é totalmente viável por parte dos administradores a utilização da contabilidade como ferramenta de controladoria nas empresas.
Para chegarmos a tal conclusão não foi preciso criar nada inovador para a ciência, apenas selecionarmos uma parte das inúmeras ferramentas que a contabilidade possui, e aplicarmos os conceitos direcionados empresas sendo indiferente o porte da mesma. Portanto, basta que os contadores coloquem em prática os conhecimentos técnicos que ajudam a tomada de decisão, e embutir na cabeça dos empresários, que independente do porte de sua empresa, seja ela pequena ou grande, já que a grande maioria tem uma contabilidade montada, não custa usufruir o máximo das informações que a mesma possa transmitir.
É necessário acabar com a infantilidade de que quem manda no negócio do empresário é ele mesmo. É importante, também, ressaltar que, não cabe aos contadores tomar as decisões, pois o seu papel é mostrar como e de que forma é mais viável, cabendo a decisão final para os proprietários. Portanto, jamais os contadores irão substituir os donos, sócios, gerentes, administradores em seus fundamentais papéis dentro da empresa.
Compete, ainda, aos contadores mostrar aos empresários ou administradores, que os mesmos detêm uma excelente ferramenta em suas mãos, bastando para isso saber usá-la.
O controle dentro das empresas seja ela pequena ou média deve ser tratado com responsabilidade e técnica, visando à eficiência e à eficácia dos resultados. Muitos empresários controlam suas empresas de forma displicente, sem seguir os procedimentos e rotinas determinadas pelas legislações federal, estadual e municipal, fazendo com os mesmos em conseqüência venham a sofrer penalidades, que atualmente são mais rigorosas, e, por essa razão têm levado várias empresas ao fechamento.
Sergio Segat
Consultor Contábil
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